廣大上班族常常面臨一項困擾：老闆只給幾句話，卻要交出一份完整報告，這到底是要做什麼？這種情況在幕僚工作中更是司空見慣。面對資訊有限的任務，如何做出符合老闆期待的成果？我認為需要具備以下幾項能力：
製作簡報的流程與對應能力
發想階段
- 通靈能力：把老闆的片段語句轉化為具體內容，能量化、有圖、有數字、有邏輯、有故事。要能推敲老闆從這項任務中想知道什麼、得到什麼，換位思考，如果你是他，會希望怎麼被報告？
- AI協作：當你無法解讀老闆的指令時，可善用AI工具幫忙釐清方向；撰寫分析報告時，也能借助AI工具的建議起步。AI工具擅長大方向的擬定，但細節與資料仍仰賴人類的經驗來整合口述資訊。
- 想像力：設計報告架構與邏輯。要想辦法說好一個故事讓老闆埋單，再用數據與圖表拆解、佐證觀點，讓老闆信服。
編輯階段
- 情蒐能力：懂得從他人談話中，挖掘需要的資訊。這關乎日常的人際經營與溝通技巧，能不能問到重點、對方願不願意說，都是關鍵。
- 連結力：擅長把看似無關的資訊整合，理出主軸。例如先從大局找出異常項目，再展開至子項目，分析與地區、時間、事件或產品特性間的關聯，建立出一個有說服力的解釋。
- 萃取能力：從大量資料中不斷重新組織與濃縮，提煉出關鍵洞察與見解（insight），並以合適方式呈現。好故事不只靠好素材，更需要好的編輯與表達技巧。
微調階段
- 有效提問：問題要帶方向、帶選項。用if-else的方式（編按：程式語言，指當條件成立時執行選項1，若不符合條件則執行選項2）與老闆互動，一步步刪除錯誤方向，推進至更精確的報告內容。
- 主動回報：完成一個階段就主動通知老闆，既能彙報進度，也能讓老闆即時回饋並修正方向；主動約時間簡報，更能確認是否與老闆想法一致。
1分鐘抓住老闆的眼睛
高階主管時間有限、見多識廣。若無法在短時間內用精煉報告清楚表達，往往在話還沒說完就被打斷，甚至被請下台。這需要平時不斷練習，從各種角度反覆思考同一個問題，一再精練內容與呈現方式，才能讓人覺得你言之有物、資料確鑿。
此外，主動提問與反覆確認方向非常重要。與其等到報告做完才發現方向錯誤，不如過程中即時修正，避免來不及修改的窘境。
最終，簡報的底氣來自平時的積累。若能培養出對專業的敏銳度，從相同資料中看出不同見解，就能在簡短的簡報中脫穎而出。正所謂「台上一分鐘，台下十年功」。
＊本文獲「LIN ZHAO RU」授權轉載，原文：以幕僚角度看待利害關係人- 簡報準備篇
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
