在我還是菜鳥時，遇到進度延遲、客戶抱怨，會在第一時間去找主管報告說：「有狀況了，要處理一下。」

當下只覺得自己是稱職的回報者，直到某次，主管冷冷的看著我說：「你能不能帶著答案來提問？」

我當下有些驚訝，想說之前都是這樣報告的，為什麼主管突然有這樣子的反應。但也意識到，原來主管一直心有不滿！難怪每次回報完，都覺得溝通不順、氣氛緊繃，而問題就出在我沒在「報告」，只是在「推問題」。

從那次後，我學著一種方式說話，不再只是說出問題，也試著帶上解法、收斂重點、調整對話節奏。

經過幾次的試驗，主管反應變了，對我更信任，也願意放手讓我主導更多事。我總結出3個實戰技巧：

1.成為問題解決者，而非問題搬運工

很多人向主管報告時，只是單純的陳述問題，像是報告「現在進度落後了」、「客戶反應不佳」，但沒有給任何建議，主管就必須自己動腦想出對策。這種溝通方式，在無形中加重主管的負擔，也容易讓你被貼上「只能被動回報」的標籤。

更好的方式是：在回報問題時，也提出1～2個可能的解決方向。即使還不夠完美，也能展現你的主動性和判斷力。

例如說：「目前進度落後1週，原因是資源不足。我建議可以優先聚焦在關鍵功能，或是申請加派2名支援人手。這2個方案，您覺得哪個較符合整體規劃？」

主管要的從來不是資訊，而是可以基於資訊做決策的選項。

2.用SCQA打磨你的對話，讓訊息一擊必中

主管時間有限，大腦常處於高速切換模式。如果你的溝通方式較冗長又沒架構，會讓人很難抓重點，導致主管容易感到疲累，甚至失去耐心。

這時，SCQA（Situation、Complication、Question、Answer）結構，就會是提升溝通效率的秘密武器。舉例來說：

  • Situation（情境）：目前我們正在推動新版App。
  • Complication（困難）：但最近2週，下載量成長停滯。
  • Question（問題）：是否要調整行銷預算分配？
  • Answer（解方）：我的建議是，將原本7成集中在Facebook廣告的預算，調整為五五分，增加IG曝光，拉動年輕族群成長

這樣的說話方式，能迅速幫主管抓住核心，不用在冗長的敘述中自己去「翻找重點」。

3.持續校準，累積互信與默契

即使一開始抓到主管偏好，隨著情境變化，也需要不斷微調。有效的向上管理是動態調整的能力，而不是一招打天下。

實戰中，可以用這樣的節奏持續優化合作：

  • 在專案關鍵點結束後，主動找主管回顧：「這次的報告流程，有沒有哪邊可以做得更好？」
  • 接到新任務時，確認主管預期：「這次比較希望快速有方向？還是要確保有完整細節？」

每一次確認一點、校準一點，都能加厚你和主管的「互信存摺」，一旦建立起信任，你將獲得更多自主空間、更多關鍵任務，成為主管真正信賴的核心成員。

真正高效的向上管理，從來不是單向取悅，而是用思考和行動為主管分憂，為自己加值。

當你能以問題解決者的姿態出現，用結構化溝通讓主管省心，並持續微調合作模式，你和主管之間的連結，就不再是命令與服從，而是共同成長的夥伴關係。

責任編輯：倪旻勤
核稿編輯：陳瑋鴻