「你現在手上這件事，為什麼要做？」前幾天，我在一堂「善用工作規劃提升效率」的培訓課程中，問台下學員的這個問題。結果現場一片安靜，最後只給出這個答案：「因為主管叫我做的！」
我們做事時常常埋頭苦幹，卻很少停下來問一句「為什麼？」這種情況，也經常出現在生活中。例如一家人要去日本玩，如果沒先問清楚大家「你們為什麼想去日本？」，這趟旅程很可能就在互相遷就中，把所有興致磨掉。
很多人為了解決「規劃或管理」的問題，會導入PDCA這個經典工具。它確實能讓事情做得更順利、持續改善。但我發現，PDCA有個前提——它假設「團隊對目標已經有共識」。
PDCA能幫你把路走得更穩，但無法在迷路時告訴你方向在哪。這也是為什麼我在PDCA前面加了一個「O」（Objective，目的），形成我在輔導企業時一定使用的「OPDCA」工具，先幫助學員建立一個能凝聚共識的「頂層設計」。
最重要的是重新找回執行任務的真正目的。當你清楚知道「為誰而戰」時，後面的P、D、C、A才有意義。
在PDCA執行前，先用「O」校準目的
1.Objective（目的）
在所有行動規劃開始前，團隊要共同定義並達成共識的最終目的。它回答的是「為什麼要做這件事？」內容至少包含以下2個項目：
- 為什麼要做這件事情？目的為何？
- 為了達成目的，我們具體要實現的「目標」是什麼？
2.Plan（規劃）
達成目標的方法，需拆解成具體工作。此步驟至少包含3個項目。透過這些表格，團隊可以清楚把所有行動攤開，確保每個人都知道自己該做什麼。搭配甘特圖或其他評估工具，計畫會更完整。
（1）規劃達成目標的工作方法
| 規劃達成目標的工作方法 | ||||||
| What | Who | How | when | Where | How much | 此工作會提升目標多少% |
| 工作項目 | 誰負責 | 如何執行 | 何時完成 | 在哪執行 | 花費多少 | |
（2）規劃完整的時間表，可使用甘特圖來規劃時程
| 時間表／甘特圖 | |||
| 工作/任務名稱 | 開始時間 | 完成時間 | 工作/任務工期（天） |
（3）風險評估 針對規劃的工作或任務，會有哪些有潛在風險？如何預防？一旦風險發生時，應對的計畫是什麼？
| 風險評估 | ||||
| 風險項目 | 發生機率 | 衝擊程度 | 預防措施 | 應對計畫 |
3.Do（執行）
執行規劃內容，描述執行步驟可附上圖片。
4.Check（檢查）
事情做了，效果如何？這一步要用數據和資料來佐證。
5.Action（行動）
根據檢查結果，進行檢討和反省。哪些地方做得好？哪些地方要調整？把這次的經驗，變成下一次循環的養分。
從企業案例看OPDCA
現在，讓我們用OPDCA來解決開頭那個「主管叫我做，但我不知為何而做」的困境。假設行銷部門的主管對團隊下達指令：「這個月我們要辦3場線上直播，請各位開始動起來。」
如果團隊直接跳到PDCA，大概就是開始規劃（P）誰負責腳本、誰負責導播，然後執行（D）、檢查（C）觀看數，最後檢討（A）流程。每個同仁都很忙，但內心相當困惑，因為沒人知道為什麼非得是「直播」。
如果導入OPDCA，團隊會先啟動「O」這個步驟：
1.Objective（目的）
先問主管：「我們辦這3場直播，最主要想達成的『目的』是什麼？」經過對話後，與主管共同討論出真正的目的：因為競品下個月要發表新產品，公司想透過直播搶先向市場溝通，傳達既有產品的價值，穩住舊客戶的信心，而非開發新客戶。
當「O」一確立，整個團隊就明白重點是「內容深度」和「舊客互動」，而不是追求「最高觀看人數」。
針對「鞏固舊客戶信心」的深度溝通直播設定3個具體目標：
- 滿意度達90分。
- 舊客到場率達70%。
- 互動數提升25%。
2.Plan（計畫）
（1）規劃達成目標的工作方法
| 規劃達成目標的方法 | ||||||
| What | Who | How | When | Where | How much | 此工作會提升目標多少% |
| 工作項目 | 誰負責 | 如何執行 | 何時完成 | 在哪執行 | 花費多少 | |
| 擬定直播腳本與QA | 行銷企劃 | 與產品PM共同撰寫，加入舊客戶關心議題 | 8/25完成 | 公司辦公室 | 0元（內部人力） | 內容滿意度提升20% |
| 安排主持與講者 | 行銷主管 | 指定產品經理與客服主管出席 | 8/28前確認 | Teams線上 | 0元 | 無 |
| 技術測試與導播 | IT支援 | 提前演練、架設備援 | 8/30測試完成 | 公司攝影棚 | 1萬元 | 無 |
| 客戶邀請與宣傳 | 行銷助理 | EDM、LINE群組、官網公告 | 9/1前寄發 | 線上通路 | 5000元 | 舊客到場率達70% |
| 與會互動設計 | 社群專員 | 設計投票、留言抽獎 | 每場直播當日 | 線上平台 | 3000元 | 互動數提升25% |
| 成效追蹤與報告 | 行銷分析 | 收集觀看數、互動率、客戶回饋 | 直播結束後3日內 | 公司辦公室 | 0元 | 客戶滿意度提升15% |
| 時間表／甘特圖 | |||
| 工作/任務名稱 | 開始時間 | 完成時間 | 工作/任務工期（天） |
| 確立直播主題與目的 | 8/20 | 8/22 | 3 |
| 腳本撰寫與QA設計 | 8/23 | 8/25 | 3 |
| 主持與講者確認 | 8/24 | 8/28 | 5 |
| 技術測試與設備準備 | 8/26 | 8/30 | 5 |
| 宣傳與客戶邀請 | 8/27 | 9/1 | 6 |
| 與會互動設計 | 9/1 | 9/3 | 3 |
| 第一場直播 | 9/5 | 9/5 | 1 |
| 第二場直播 | 9/12 | 9/12 | 1 |
| 第三場直播 | 9/19 | 9/19 | 1 |
| 成效分析與報告 | 9/20 | 9/23 | 4 |
| 風險評估 | ||||
| 風險項目 | 發生機率 | 衝擊程度 | 預防措施 | 應對計畫 |
| 技術故障（斷線、聲音影像異常） | 中 | 高 | 提前多次演練，準備備援設備 | 緊急切換至備用網路與設備 |
| 講者臨時缺席 | 低 | 高 | 事先確認3位備援講者 | 由備援講者立即上場 |
| 客戶參與率低 | 中 | 中 | 提前多管道宣傳，設計互動誘因 | 問卷調查了解原因，追加線下補強活動 |
| 宣傳不到位 | 中 | 中 | 確認宣傳時程與通路覆蓋率 | 緊急追加社群貼文與Email通知 |
| 內容不符客戶期待 | 低 | 高 | 與既有客戶進行需求訪談 | 調整後續場次腳本與Q&A重點 |
3.Do（執行）
按照計畫分工：完成腳本、確認講者、測試直播技術、邀請客戶與宣傳、直播互動，在3場直播中依序落實。每個人都清楚知道自己做的事，是為了「讓舊客戶更相信我們的產品價值」。
4.Check（檢查）
直播後蒐集數據：
- 舊客戶參與率（觀看數、互動數）。
- 滿意度調查（內容是否解答疑慮、加深信任）。
- 技術與流程檢討（斷線、延遲、互動工具順暢度）。
5.Action（行動）
根據檢查結果改善：
- 如果滿意度不足，調整下次腳本，增加案例與數據。
- 如果互動率偏低，優化抽獎或QA設計。
- 如果技術不穩，引入更高等級的備援方案。
最後，把這些經驗寫入SOP，成為未來客戶溝通活動的基礎。
OPDCA的價值：不只給團隊引擎，更給出方向盤
PDCA很像汽車的引擎，能推動團隊不斷前進、持續改善，但光有引擎還不夠，你還需要一個明確的方向盤。
OPDCA的核心，就是讓團隊在「啟動引擎」之前，先校準好方向，把一個單純的「規劃PDCA」，變成一個有靈魂的「共識PDCA」。
下次當你接到任務時，別急著馬上動手，先問問自己和團隊那個最重要的問題：「我們究竟為什麼要做這件事？」這也是成為傑出管理者的第一課。
責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤
