升上主管的第一年，你是不是也有這種感覺？每天早上打開電腦，計畫還沒開始，信箱就收到滿滿的問題：

「專案卡住了，客戶在催」
「人手不夠，可以先頂一下嗎？」
「需求又改了，報告是不是得重做？」

原本預留要帶團隊成長的時間，最後永遠都變成了救火。一場又一場臨時會、一件又一件突發狀況，讓你從早忙到晚。下班前回頭看看今天做了什麼——不是帶人，不是優化工作流程，而是把所有的洞補起來。

我常收到讀者寫信跟我說：「Livia，我每天都在扛第一線的問題，根本沒在當主管。我什麼時候才有機會，真的開始『帶人』？」

我懂，因為那也是我第一次升主管時，每天的真實心情。

從「執行者」到「主管」的鴻溝：為什麼升了主管，反而更累？

我第一次感受到救火的壓力，是在剛當上主管後沒多久。有一次我早上9點準備好要和一位同事一對一談他的職涯規劃，結果電話響了：

「客戶臨時說下午要提案，你能不能先幫忙把簡報改完？」

還沒等我回過神來，10點又收到訊息：「系統有Bug，能不能先和客戶協調晚2週交付？」

那天從早到晚，我只做了1件事：幫大家把洞補起來。等到我終於可以坐下來，好好想想團隊該怎麼進步時，已經晚上8點。我想帶人，但我根本沒空。

當主管之後，你會發現最大的落差不是職責變了，而是節奏變了。你不是自己把事做好就結束，而是要替所有「做不來的地方」補位，還得邊跑邊教。

但問題是——當你被一堆火追著跑的時候，你根本沒時間告訴團隊：「這些火，以後你們該怎麼滅。」

為什麼會陷入「救火陷阱」？

我後來發現，很多新主管會長期陷在救火裡，有3個原因：

1.習慣性親力親為

升上主管前，你最擅長的是「自己把事情做到最好」。但當主管後，思維如果沒有轉換，遇到問題第一反應就是「我來做比較快」。

長久下來，別人就會覺得：反正你會幫忙處理，索性遇到問題就交給你。

2.沒學會「區分緊急和重要」

新主管一開始很難拒絕任何事，因為害怕被覺得「沒用」。久而久之，所有任務都需要優先處理，團隊的策略目標被迫一再延後。

3.沒時間＝沒在建立系統

你沒有時間建立工作系統，而系統本來就是可以幫你省時間的。當沒有流程、沒有明確分工，所有突發狀況自然都會回到你身上。

用3個步驟，把每天「救火」變成「帶人」

如果你現在覺得每天都像消防員，這裡有3個方法，我自己實踐後，真的讓我開始慢慢有空間「帶人」而不再被救火追著跑。

第一步：救火前，先畫出邊界

有一段時間，我每天都有三分之一的時間在幫別人頂工作。後來我開始練習，一個最簡單的動作——每週花15分鐘，畫出自己的「救火邊界」。

方法很簡單，我會在週一問自己這3個問題：

  • 哪些事是「非我不可」？
  • 哪些事是「別人可以做，但需要我協助」？
  • 哪些事是「我不做，讓團隊自己解決」？

這3個問題，讓我清楚意識到：有些火，可以教別人滅；有些火，甚至不該是你的。當你開始有意識的做「分類」，才不會被所有人拉著到處跑。

第二步：把「問題」變成「教學」的機會

以前遇到同事來求助，我的第一個反應都是「好，我幫你弄」。現在我會先問一句：「你覺得可以怎麼解？」

一開始，他們會嫌麻煩，並希望我直接給答案。但當他們被迫去思考，久了之後，他們會開始帶著解法來找我，而不是帶著問題來找我。

有一次，團隊裡有同事來抱怨：「客戶臨時加需求，我們時程完全來不及，怎麼辦？」

我忍住沒有立刻接手，反問他3個問題：

  • 這次的目標是什麼？
  • 什麼東西是可以談判的？
  • 你有沒有試過怎麼和客戶溝通？

後來他帶著我給的這3個問題去談，結果順利把時程談回來。那一次對他和我來說都是一個轉捩點，我不是在救火，而是在教他怎麼面對火。

第三步：為團隊建立「防火牆」

當然，救火永遠不會完全消失，因為每個組織都會有突發狀況。但如果你一直在第一線滅火，那說明團隊沒有防火牆。

我學到最有用的，是每個月花時間做「事後檢討」：

  • 這個月的火，哪幾種可以用SOP預防？
  • 哪些是因為分工不清楚導致的？
  • 哪些是因為資訊不透明？

例如，團隊曾時常因為「版本文件不同步」而做白工。於是我和大家一起建立一套檔案管理流程，規定版本命名規則，明確誰更新、誰審核。1個月後，因為檔案混亂造成的救火事件少了一大半。

你必須要空出時間，把系統補起來，不然你永遠只會在第一線忙著滅火。

從「消防員」到「領航員」

某天晚上，我在公司加班到10點，坐在空空的辦公室裡，突然意識到一件事：如果我一直在救火，我永遠沒有時間帶領大家往前走。

主管真正的價值，不是自己衝得多快，而是讓團隊的速度慢慢加快，讓他們學會自己處理問題。

當我把這件事放在心上，每次遇到危機時，我問自己的第一個問題變成：「這次我要怎麼做，才能讓團隊下一次更強？」

從那天開始，我每天至少花20%的時間在思考：

  • 哪個流程該優化？
  • 哪個人需要培養？
  • 哪些資源可以協調？

剛開始很痛苦，因為會覺得「浪費時間」；但一年後回頭看，你會發現，正是因為這些時間，你才終於擺脫了「救火」的無限循環。

如果你現在也覺得每天都在救火，我想告訴你3句話：

「不要每一把火都自己滅，先學會分清邊界。」
「帶著解法的問題，才會讓團隊變強。」
「花時間搭防火牆，才是主管的長期價值。」

救火，是必經的過程，但千萬不要讓它變成你整個職涯的常態。升上主管後，你的身份就不再只是最會衝的人，而是能讓別人學會一起衝的人。

＊本文獲「Livia Yang」授權轉載，原文：【菜鳥主管成長日記】每天都在救火，我什麼時候才能開始帶人？

責任編輯：陳瑋鴻
核稿編輯：倪旻勤